Ai 3 mașini pe firmă? De la ce număr de vehicule merită un sistem de monitorizare prin GPS

Adaugă-ne ca sursă preferată

Monitorizarea prin GPS este percepută, de cele mai multe ori, ca o soluție pentru companiile cu zeci sau sute de vehicule – firme de transport cu flote de camioane sau companii de rent-a-car cu parcuri mari de autoturisme. Pentru o firmă cu 2, 3 sau 5 mașini, întrebarea pare să aibă un răspuns evident: nu merită, flota e prea mică.

În practică, numărul de vehicule este criteriul cel mai puțin relevant în această decizie. Mult mai important este ce rol au mașinile în activitatea firmei și cât costă o singură problemă apărută la una dintre ele.

Întrebarea corectă nu este „câte mașini”, ci „ce se întâmplă când una se oprește”

Într-o companie cu 100 de vehicule, imobilizarea unuia înseamnă 1% din capacitate. Într-o firmă de instalații sau de service cu trei autoutilitare, înseamnă o treime din capacitatea de lucru – lucrări amânate, clienți reprogramați, venituri pierdute.

Paradoxal, cu cât flota este mai mică, cu atât fiecare vehicul contează mai mult. Iar firmele mici au, de regulă, cele mai puține mecanisme de control: nu există dispecer, nu există un responsabil de flotă, iar evidența se ține în memoria administratorului sau într-un tabel actualizat ocazional.

Situațiile în care diferența apare chiar și la 2-3 vehicule

Documentele care expiră. RCA, ITP, rovinieta, reviziile tehnice – fiecare vehicul are propriul calendar. La trei mașini înseamnă cel puțin o duzină de termene pe an, iar unul ratat poate însemna amendă, vehicul imobilizat sau, în cazul unui accident cu asigurarea expirată, o problemă mult mai serioasă. Alertele automate înainte de expirare elimină complet această categorie de risc.

Foile de parcurs și cheltuielile auto. Firmele care deduc cheltuieli cu combustibilul și întreținerea trebuie să poată documenta utilizarea vehiculelor în scopul activității economice. Foile de parcurs completate manual, la final de lună, sunt exact documentele care ridică întrebări la un control. Generate automat din datele reale de deplasare, ele devin un document coerent, care nu mai depinde de memoria nimănui.

Daunele și disputele. O zgârietură apărută „din senin”, un incident în parcare, o reclamație a unui client privind ora sosirii echipei. Fără date, discuția se poartă pe baza unor versiuni. Cu un istoric de traseu, cu ore și locații, discuția se încheie repede.

Timpul proprietarului. Într-o firmă mică, cel care coordonează mașinile este, de obicei, chiar administratorul. Telefoanele de tipul „unde ești acum?”, „cât mai ai până la client?”, „ai trecut pe la furnizor?” consumă timp care nu apare în nicio evidență. O hartă cu poziția tuturor vehiculelor, accesibilă de pe telefon, înlocuiește aceste apeluri.

Consumul de combustibil. Diferențele de consum între două mașini identice, folosite în condiții similare, spun ceva – despre stilul de condus, despre starea tehnică sau despre utilizarea vehiculului. La o flotă mică, aceste diferențe se observă rar, pentru că nimeni nu le urmărește sistematic.

Există, desigur, și situația furtului unui vehicul, în care localizarea în timp real face diferența dintre recuperare și pierdere. Dar pentru majoritatea firmelor mici, valoarea zilnică a monitorizării vine din celelalte situații, nu din aceasta.

Când nu merită

Există și cazuri în care un sistem de monitorizare nu se justifică. O singură mașină condusă exclusiv de proprietar, folosită ocazional, într-o activitate care nu depinde de deplasări, nu are nevoie de o platformă de flotă. Nici o firmă în care vehiculele stau majoritatea timpului în parcare.

Pragul real apare atunci când sunt îndeplinite una sau mai multe dintre condiții: mașinile sunt conduse de angajați, deplasările fac parte din serviciul livrat clientului, cheltuielile auto sunt deduse pe firmă sau vehiculele reprezintă o parte importantă din capitalul firmei.

Ce să urmărești când alegi un sistem pentru o flotă mică

Nevoile unei firme cu trei mașini diferă de cele ale unei companii de transport, iar soluția trebuie să reflecte acest lucru:

• un cost proporțional cu flota – abonament per vehicul, fără costuri fixe care să fie justificate doar la zeci de mașini;
• o aplicație mobilă utilizabilă, pentru că administratorul unei firme mici nu stă în fața unui ecran de dispecerat;
• funcții administrative incluse – alerte pentru documente, rapoarte de cheltuieli, foi de parcurs – nu doar localizarea;
• posibilitatea de extindere fără schimbarea sistemului, pe măsură ce firma crește.

MoziMap oferă abonamente de monitorizare GPS gândite atât pentru flote mari, cât și pentru firme cu câteva vehicule, cu aceeași platformă și aceleași funcționalități: localizare în timp real, istoric de traseu, administrarea automată a documentelor RCA, ITP și revizii, foi de parcurs generate automat și rapoarte de consum. Montajul echipamentelor GPS auto se face profesional, iar sistemul poate fi extins oricând cu vehicule noi.

Pragul nu este un număr

Răspunsul la întrebarea din titlu este, așadar, mai puțin despre numărul de mașini și mai mult despre cât de mult depinde firma de ele. Pentru o activitate în care fiecare vehicul înseamnă clienți deserviți și venituri, controlul asupra flotei începe să conteze de la primul vehicul condus de altcineva decât proprietarul.

Solicită o demonstrație gratuită adaptată unei flote mici pe https://mozimap.ro/