Cum își optimizează companiile procesele financiare și controlul operațional prin digital banking

E simplu: mai mulți clienți înseamnă mai multe tranzacții. Mai multe proiecte înseamnă mai multe aprobări și documente financiare. Iar o echipă mai mare înseamnă salarii, fluxuri de aprobare și procese care trebuie gestionate fără întârzieri. În multe companii, procesele financiare cresc mai repede decât infrastructura internă și pot apărea blocaje: aprobări care întârzie, lipsa vizibilității asupra banilor disponibili sau dificultăți în coordonarea echipelor financiare.

Ce criterii trebuie analizate când alegi o soluție de digital banking care să te ajute să gestionezi plățile

Pe piața din România există mai multe soluții de digital banking care permit companiilor să gestioneze plăți și să acceseze produse financiare online. Diferența dintre ele nu este dată doar de posibilitatea de a efectua tranzacții, ci de nivelul de control, automatizare și vizibilitate pe care îl oferă asupra activității financiare.
La nivel internațional, trendul este reprezentat de platformele de tip enterprise-grade, precum George Business, aplicația de corporate banking dezvoltată de grupul austriac ERSTE și în România, de BCR. Acest tip de aplicații sunt, de fapt, ecosisteme care susțin controlul operațional și procesul decizional din companie, mai ales atunci când vorbim de volume mari de plăți sau grupuri de firme.

Atunci când aleg o astfel de platformă, companiile ar trebui să analizeze mai multe criterii esențiale:

fluxurile digitale de aprobare, care reduc blocajele operaționale și permit control clar asupra plăților;

capacitatea de a procesa volume mari de tranzacții, inclusiv plăți către furnizori, salarii, etc;

vizibilitatea în timp real asupra conturilor și cash-flow-ului, pentru decizii rapide și predictibilitate financiară;

accesul online la produse financiare, precum scrisori de garanție, factoring sau acreditive;

nivelul de securitate și control al accesului la date, important mai ales în companiile cu mai mulți utilizatori;

automatizarea proceselor recurente, precum plățile programate sau gestionarea beneficiarilor frecvenți;

În cazul George Business, accentul este pus pe integrarea acestor funcționalități într-o singură platformă, construită pentru companii care au nevoie de viteză de reacție, control operațional și acces rapid la informații financiare relevante.

25.000 de plăți, într-un singur ordin de plată

Există mai multe momente critice în viața unei companii în care volumul de plăți crește semnificativ și pune presiune pe echipele financiare. Un exemplu este procesarea salariilor, mai ales în companiile cu zeci sau sute de angajați, unde gestionarea manuală a tranzacțiilor nu mai este eficientă. În industrii precum construcțiile, retailul sau producția, relația cu un număr mare de furnizori generează plăți frecvente și fluxuri financiare complexe.

Situații similare apar și atunci când o companie câștigă un proiect important și trebuie să coordoneze simultan plăți către mai mulți parteneri.
Complexitatea crește și mai mult în cazul grupurilor de companii sau al organizațiilor cu mai multe entități și puncte de lucru, unde gestionarea fluxurilor financiare necesită control și vizibilitate permanentă.

Confidențialitatea plăților salariale: despre Debitare Unică, Creditare Multiplă din George Business

Funcționalitatea Single Debit Multiple Credit simplifică procesarea salariilor în companiile care gestionează volume mari de plăți recurente si vor confidențialitate. În loc ca fiecare salariu să fie afișat individual in extrasul de cont, banca efectuează o singură debitare totală, iar sistemul distribuie automat sumele către angajați. Astfel in extrasul de cont apare doar suma agregată, fără detalii individuale despre salarii, ceea ce oferă un nivel mai ridicat de confidențialitate. Pentru companii, acest model înseamnă mai puține operațiuni manuale, procesare mai rapidă și un control mai bun asupra accesului la informațiile sensibile.

Fluxuri de aprobare digitale și procese mai eficiente

Pe măsură ce numărul tranzacțiilor crește, aprobările financiare devin din ce în ce mai importante. În multe companii, o plată trebuie inițiată de o persoană, verificată de alta și aprobată de management sau de directorul financiar. Problema apare atunci când procesele sunt încă gestionate manual sau prin emailuri. Dacă una dintre persoanele implicate nu este disponibilă, întregul flux se poate bloca. Acest lucru afectează atât plățile urgente, cât și procese esențiale precum salariile sau relația cu furnizorii.

Platformele de ultimă generație de corporate banking așa cum este George Business, permit configurarea unor fluxuri de aprobare digitale, adaptate structurii fiecărei companii.

Administratorii pot defini:

• cine inițiază plățile
• cine le verifică
• cine are drept de aprobare finală
• limitele de aprobare pentru tranzacțiile companiei.

Toate acțiunile sunt înregistrate și vizibile în platformă, ceea ce oferă mai multă transparență și reduce riscul de eroare.

Cum ajută digital banking-ul în gestionarea cash-flow-ului

Una dintre cele mai importante nevoi pentru antreprenori este accesul rapid la date financiare actualizate. În multe companii, informațiile sunt încă dispersate între mai multe sisteme, fișiere sau persoane, ceea ce încetinește luarea deciziilor.

În practică, lipsa vizibilității poate crea probleme serioase. O companie poate amâna o investiție pentru că nu are o imagine clară asupra lichidităților disponibile. În alte cazuri, plățile către furnizori pot întârzia deoarece verificarea soldurilor durează prea mult.

Cash-flow-ul este unul dintre cei mai importanți indicatori pentru stabilitatea unei companii. Chiar și firmele profitabile pot întâmpina probleme atunci când există diferențe mari între momentul încasărilor și cel al plăților.

În practică, multe companii se confruntă cu:

• termene de încasare de 60 sau 90 de zile
• costuri fixe lunare ridicate
• plăți recurente către furnizori
• credite cu scadențe apropiate
• lipsa unui fond de rezervă

În aceste condiții, lipsa unei imagini clare asupra fluxului de numerar poate genera rapid blocaje financiare.

Un exemplu frecvent apare atunci când o companie câștigă un contract important, dar încasarea vine peste câteva luni. Între timp, businessul trebuie să plătească salarii, furnizori și taxe. Fără vizibilitate în timp real asupra cash-flow-ului, riscul de dezechilibru financiar crește semnificativ.

O structură financiară sănătoasă presupune: corelarea scadențelor cu încasările, utilizarea responsabilă a creditelor și monitorizarea constantă a expunerii. Fără acest echilibru, riscurile cresc rapid.

Unul dintre cele mai complexe module de tranzacții trebuie să permită:

• inițierea si semnarea de plăți individuale și multiple

• încărcarea de fișiere pentru plăți în masă (de ex: salarii, furnizori)

• programarea plăților recurente

• programarea plăților cu data in viitor

• Direct Debit

• salvarea beneficiarilor frecvenți

• aprobarea plăților pe fluxuri definite (inițiator, verificator, aprobator)

• verificarea, în timp real, dacă există lichiditatea necesară din timp

În acest context, George Business a creat Formularului inteligent de plată, care se adaptează instant tipului de tranzacție pe care utilizatorul dorește să o efectueze.

Mai multe detalii despre modulul de plăți din George Business pot fi consultate în secțiunea dedicată de pe site-ul BCR, despre transferuri și ordine de plată.

Digital banking-ul: de la plăți la instrument de management

„George Business este noul mod în care facem corporate banking în BCR. Nu este despre servicii și produse bancare disponibile pe un ecran, ci despre cum am regândit modul în care companiile din România au acces, în timp real, la date financiare, control operațional și o capacitate mai bună de reacție. Practic, facem echipă pentru mediul de afaceri, offline și online, 24/7, indiferent de dimensiunea companiilor și de industria în care activează”, spune Bogdan Cernescu, Director Executiv Corporate Banking BCR și Head of George Business.

O platformă utilizată la scară largă în mediul de business

George Business, platforma de banking inteligent pentru IMM-uri și corporații, este utilizată în prezent de aproximativ 11.000 de companii. Platforma are peste 24.000 de utilizatori activi și procesează lunar tranzacții de peste 12 miliarde de euro, echivalentul a aproximativ 3% din PIB-ul României. În fiecare lună sunt generate 1,2 milioane de extrase bancare, însă, dincolo de aceste volume, platforma este construită pentru a oferi companiilor și antreprenorilor un instrument de decizie, cu acces la date financiare în timp real.

Mai multe informații despre George Business puteți afla de pe site-ul BCR sau descărcând aplicația George Business din Google Play și App Store.