Cum simplifică AlfaSign relația dintre companii și instituții

Comunicarea cu ANAF și contractele cu partenerii pot fi simplificate, reducând numărul de pași administrativi repetitivi. Acest articol arată cum serviciile de certificare electronică pot sprijini noile fluxuri digitale de comunicare cu instituțiile.

Rolul semnăturii electronice în relația cu instituțiile

Semnătura electronică calificată este instrumentul prin care companiile comunică cu instituțiile românești care au portale digitale online.

Rolul certificatului digital calificat pentru semnătură electronică în relația cu instituțiile depinde însă de platformă, de tipul procedurii și de cerințele specifice ale fiecărei entități publice.

Nu toate procedurile administrative solicită sau acceptă semnătura electronică calificată pentru autentificare în sistemele informatice publice.

Exemple de platforme și proceduri care folosesc certificatul calificat

Pentru ANAF:

• Autentificarea în SPV cu certificat digital calificat;
• Depunerea declarațiilor fiscale și a situațiilor financiare;
• Transmiterea și primirea facturilor prin RO e-Factura;
• Declararea transporturilor prin RO e-Transport;
• Transmiterea declarației informative D406 SAF-T.

Pentru ONRC:

• Depunerea online a cererilor și documentelor pentru înmatricularea societăților sau PFA-urilor;
• Înregistrarea mențiunilor prevăzute de lege;
• Depunerea declarației privind beneficiarul real, atunci când există această obligație.

Pentru SEAP:

• Semnarea și depunerea ofertelor în cadrul procedurilor de achiziție publică;
• Semnarea și transmiterea clarificărilor;
• Depunerea documentelor aferente procedurilor de achiziție publică.

Pentru MIPE/MySMIS2021:

• Identificarea electronică în platformă;
• Semnarea și depunerea cererilor de finanțare;
• Semnarea documentelor aferente contractării și implementării proiectelor;
• Transmiterea cererilor de rambursare, de plată sau de prefinanțare;
• Semnarea și transmiterea rapoartelor de progres.

Pentru Inspecția Muncii/REGES-ONLINE:

• Activarea accesului prin semnătură electronică calificată, ca alternativă la ROeID sau validarea la ITM;
• Transmiterea și actualizarea datelor privind salariații;
• Gestionarea informațiilor referitoare la contractele individuale de muncă.

Ce servicii oferă AlfaSign pentru companii

AlfaSign pune la dispoziția companiilor semnături electronice calificate, sigilii electronice și mărci temporale.

Aceste soluții digitale sprijină eficientizarea fluxurilor de lucru pentru companiile din România și asigură securitatea și integritatea datelor digitale ale firmelor.

Semnătura electronică calificată

Semnătura electronică calificată are efect juridic echivalent semnăturii olografe și este recunoscută ca atare în toate statele membre ale UE.

Certificatul calificat trebuie emis de un prestator de servicii de încredere conform cerințelor eIDAS.

Sigiliul electronic și marca temporală

Sigiliul electronic calificat este echivalentul digital al ștampilei unei organizații și servește la validarea originii unui document emis de o organizație. În schimb, marca temporală atestă momentul exact în care un document a fost creat sau semnat.

Cele două servicii pot fi folosite complementar cu semnătura electronică, în funcție de tipul documentului și de cerințele instituției destinatare.

Exemple de situații în care companiile pot eficientiza fluxurile administrative

Depunerea documentelor către ANAF și RO e-Factura

Pentru persoanele juridice înrolate cu certificat, ANAF permite autentificarea în SPV și accesul la servicii precum RO e-Factura și RO e-Transport folosind certificatul digital.

Participarea la proceduri prin SEAP

Participarea la proceduri de achiziție publică prin SEAP presupune utilizarea unui certificat digital calificat pentru autentificare și aplicarea unei semnături electronice calificate pe documentele necesare licitațiilor, conform regulilor platformei.

Contractele și documentele interne ale companiei

Utilizarea certificatului digital pentru semnarea contractelor și a documentelor interne poate reduce timpul necesar circulației lor între departamente sau parteneri.

De asemenea, sigiliul electronic poate contribui la automatizarea validării facturilor la ANAF.

Ce trebuie verificat înainte de alegerea unei soluții de semnătură electronică

O companie poate verifica următoarele criterii înainte de a alege o soluție:

• Statutul calificat al prestatorului și al serviciului în Trusted List;
• Compatibilitatea cu platformele folosite, de exemplu SPV, RO e-Factura, SEAP sau REGES-ONLINE;
• Modul în care este protejată cheia privată și păstrat controlul titularului, inclusiv pentru soluțiile cloud;
• Procedura de emitere, suportul tehnic și condițiile de reînnoire.

Digitalizarea documentelor poate eficientiza relația companiilor cu instituțiile

Serviciile bazate pe certificat digital calificat de la Alfasign, cum ar fi semnătura electronică, sigiliul electronic sau marca temporală, pot susține companiile în digitalizarea interacțiunilor cu instituțiile.

Măsura în care aceste servicii reduc efectiv numărul de pași administrativi depinde de tipul documentului și cerințele fiecărei instituții.