De la 2.300 la doar 100 de baxuri de hârtie pe an: cum a reușit platforma ConectX să-i convingă pe funcționarii din Brașov să accepte digitalizarea

Până astăzi, ConectX a mutat în online interacțiunea cu statul a peste 200.000 de persoane fizice din toată țara. Următorul obiectiv este administrația centrală, iar pentru moment, soluția tehnică a ConectX va fi pusă la dispoziție pentru a realiza un prim program pilot de digitalizare a administrației publice la nivel central. Conform celor doi parteneri, un anunț oficial în acest sens va fi făcut în perioada imediat următoare.

Cei doi coordonatori sunt și Managing Partners ai companiei. Unul dintre ei este George Anghel, un antreprenor de 46 de ani, cunoscut pentru rolul lui de coordonator al proiectului Ghișeul.ro în perioada 2011-2021, și Gabriel Al-Baba, un tânăr de 28 de ani, cunoscut mediului de business la nivel regional pentru câteva inițiative în segmentul digitalizării instituțiilor publice. Acesta din urmă este și cadru didactic asociat la Universitatea din București, unde predă ca expert în cadrul singurului master de e-guvernare din România. 

„ConectX este o platformă dezvoltată 100% de la zero care digitalizează integral taskurile administrației publice de orice tip,” spune George Anghel. ”În peste 95% din instituțiile publice încă se lucrează ca acum 40 de ani: se ia hârtia, se printează, se semnează cu pixul pe foaie, iar dacă cineva nu este la birou se poate aștepta și o săptămână”. 

Creată de la zero, în urma unei investiții private de 10 milioane de euro, platforma este live din 2020 și până acum a fost adoptată de 80 de instituții ale administrației publice locale.

 „Este probabil singurul ecosistem digital din România dezvoltat din banii proprii, nu din fonduri publice, mare parte a investiției fiind realizată înainte de punerea în producție în martie 2020, după șase ani de cercetare și inovare”, susține Gabriel Al-Baba, coordonator al proiectului.

De la 2.300 la 100 de baxuri de hârtie pe an la Consiliul Județean Brașov

Cu o interfață asemănătoare unui client de mail, ConectX permite atât funcționarilor, cât și cetățenilor, inclusiv mediului de afaceri, să comunice pe un flux formal, să trimită solicitări, atașamente, cu semnătură electronică și să urmărească soluționarea în timp real. Utilizatorul beneficiază, de asemenea, și de un canal de comunicare cu funcționarul îi rezolvă cererea de tip mesagerie instant, prin intermediul căruia pot fi comunicate rapid și transparent aspecte legate de lucrare.

Întrebați de rezultatele de până acum și de indicatorii de performanță obținuți, cei doi coordonatori vorbesc de o scădere masivă a consumului de hârtie în instituțiile care au adoptat soluția lor. Consiliul Județean Brașov, unul dintre utilizatori, raportează o scădere cu peste 90% a hârtiei folosite în administrație.

„Cel mai simplu și mai clar indicator al succesului digitalizării este nivelul consumului de hârtie. În cazul produsului nostru, am observat că nivelul consumului de hârtie a scăzut dramatic. Asta înseamnă că soluția chiar este folosită! Să luam statisticile privind achiziția topurilor de hârtie: de la peste 4 milioane de foi A4 în 2020 la mai puțin de 400.000 în 2022. Se elimină și costurile cu corespondența, curierat. Se fac economii de sute de mii de euro, bani care au fost investiți pentru comunitate,” spune Gabriel Al-Baba, oferind exemplul Consiliului Județean Brașov, unde un calcul făcut de instituție a arătat o scădere a numărului topurilor de hârtie achiziționate de la peste 2.300 în 2020, la 100 anul acesta.

De la Ghișeul.ro la ConectX

„Am introdus în viața instituțională câțiva diferențiatori care au  inversat trendul descendent al calității serviciilor publice,” adaugă George Anghel. „Am acordat șefilor de structuri posibilitatea de a observa în timp real toată corespondența angajaților lor cu cetățenii, ceea ce a stimulat semnificativ performanța angajaților și nivelul personal de responsabilitate. Practic nu mai există nicio șansă să spui că nu a ajuns ”hârtia” la tine și în fapt ”să o ții la sertar”. Toate drepturile de acces sunt date în cascadă, șeful instituției având acces în timp real toate solicitările care sunt în instituție indiferent dacă se află în instituție sau în afara acesteia.”

Cei doi coordonatori ai proiectului susțin că platforma dezvoltată de ei este prima aplicație all-in-one de digitalizare a structurilor administrației publice de orice fel. „Până la momentul în care a intrat ConectX în piață existau doar module separate, pentru grupe de taskuri. Atât Comisia Europeană cât și beneficiarii privați au confirmat că este prima soluție de acest gen,” susține Al-Baba. 

Până acum, cei doi s-au concentrat pe dezvoltarea și perfecționarea soluției tehnice. Ideea unei astfel de platforme a apărut încă din 2013, în principal ca răspuns la cererea mai multor instituții publice de extindere a soluției de plăți oferite de Ghișeul.ro și pentru alte procese administrative. 

Proiectul a implicat mai mulți ani de cercetare. Au fost derulat o serie de focus grupuri cu funcționari și cetățeni pentru a înțelege design-ul complet al proceselor. Rezultatul, spun ei, este capabilitatea de a realiza o digitalizare completă a administrației publice.

Primii clienți, administrațiile de taxe și impozite din trei sectoare din București

Primii clienți au fost administrațiile de taxe și impozite din trei sectoare ale capitalei. Cei doi au bătut apoi țara pentru a-și prezenta produsul. Uneori au deranjat anumite interese locale care nu înțelegeau cum poate veni o companie necunoscută, de la București, să câștige licitații la ei în județ.

În prezent, 80 de instituții ale administrației publice locale folosesc platforma ConectX. Adoptarea digitalizării de către funcționari e posibilă, spun ei, pentru că problemele de complexitate și sofisticare specifice activității administrației publice au fost rezolvate la nivel tehnic.

Sursa foto: Mikhail Nilov/Pexels