10 întrebări despre telemuncă şi munca de acasă în contextul evoluţiei epidemiei de COVID-19 în ţara noastră

„Situația de criză este încă la început. Există, din păcate, posibilitatea să trecem prin momente mai grele în următoarele săptămâni. Fac acest apel și pentru că văd deja reacții din zona angajaților din sectorul public de a nu mai lucra cu publicul de teama îmbolnăvirii. Vreau să le reamintesc acestora că cetățenii au, în această perioadă, cea mai mare nevoie de ajutor din partea Statului. Ar fi rușinos să vedem un angajat de la un mic magazin de cartier venind la muncă ca să ofere oamenilor un flux de bunuri necesare pentru viața de zi cu zi, iar un funcționar de la Fisc sau de la Pensii să dea bir cu fugiții în fața greului”, a spus Violeta Alexandru, ministrul Muncii, pe 11 martie, pe pagina sa socializare.

Soluţiile propuse de Violeta Alexandru pentru a gestiona epidemia de COVID-19 în cazul salariaţilor:

„Am venit cu câteva soluții aplicabile exclusiv în perioada în care unitățile de învățământ sunt închise, conform deciziei fiecărui angajator:

• munca de acasă, acolo unde angajatorul permite acest lucru;
• telemunca, acolo unde angajatorul, specificul muncii și condițiile logistice permit;
• flexibilizarea programului de muncă (modificarea orelor de începere a programului de lucru, prestarea doar a câtorva ore pe zi sau doar a câtorva zile pe săptămână la sediul angajatorului restul muncii urmând a se desfășura de la distanță).

Cred că următoarele măsuri sunt de bun simț atunci când specificul locului de muncă este acomodat:

• în cazul familiilor cu doi părinți, flexibilizarea programului de muncă este preferabilă astfel încât unul dintre părinți să muncească dimineața și altul după-amiaza.
• de asemenea, la nevoie, dând dovadă de spirit de solidaritate, mai multe familii se pot organiza, astfel încât, pe rând, câte un părinte, prin rotație, să rămână acasă cu cei mici.

Nu aș recomanda:

• concediul de odihnă în această perioadă. Mai mult, unii angajatori pot nega, pe baza actualei legislații, acordarea concediului unor angajați care cer, în masă, concediul de odihnă.
• concediul medical. Nu vreau să discut despre cum se poate obține dintr-odată un astfel de document.

Sigur, mai există și proiectul de lege în dezbatere acum la Parlament, proiect conform căruia, dacă se închid școlile, un părinte poate sta acasă cu copilul/copiii în zile libere plătite de angajatori. Aici apare problema unui număr de circa 2-3 milioane de părinți care pot solicita acest drept simultan. Cam 50% dintre angajații din România.

Cam acestea ar fi opțiunile dacă suntem de acord că România trebuie să meargă înainte și în situații de criză. Trebuie să fim responsabili și să respectăm măsurile de prevenție dar, în același timp, nu putem să închidem totul, pur și simplu”, a spus Violeta Alexandru pe 10 martie, pe pagina sa de Facebook.

Dacă salariatul şi angajatorul lui sunt de acord cu opţiunea telemuncii, atunci angajatorul îi va încheia salariatului un act adiţional la contractul individual de muncă, în condițiile prevăzute de Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă. Actul adiţional va conține următoarele informaţii:

• precizarea expresă că salariatul lucrează în regim de telemuncă;
• perioada și/sau zilele în care telesalariatul își desfășoară activitatea la un loc de munca organizat de angajator;
• locul/locurile desfășurării activității de telemuncă, convenite de părți;
• programul în cadrul căruia angajatorul este în drept să verifice activitatea telesalariatului și modalitatea concretă de realizare a controlului;
• modalitatea de evidențiere a orelor de muncă prestate de telesalariat;
• responsabilitățile părților convenite în funcție de locul/locurile desfășurării activității de telemuncă, inclusiv responsabilitățile din domeniul securității și sănătății în muncă;
• obligația angajatorului de a asigura transportul la și de la locul desfășurării activității de telemuncă al materialelor pe care telesalariatul le utilizează în activitatea sa, după caz;
• obligația angajatorului de a informa telesalariatul cu privire la dispozițiile din reglementările legale, din contractul colectiv de muncă aplicabil și/sau regulamentul intern, în materia protecției – datelor cu caracter personal, precum și obligația telesalariatului de a respecta aceste prevederi;
• condițiile în care angajatorul suportă cheltuielile aferente activității în regim de telemuncă.

În acest context, Florentina Munteanu, Partener, și Gabriela Ilie, Managing Associate la Reff & Asociații, societatea de avocaţi membră a reţelei Deloitte Legal, au răspuns pentru Economica.net la unele dintre cele mai importante întrebări ale cititorilor noştri despre telemuncă şi munca la domiciliu, în contextul evoluţiei infecţiilor cu noul coronavirus care produce boala COVID-19.

Economica.net: Ce condiții trebuie să îndeplinească activitatea salariatului ca sa fie calificată ca telemuncă?

Plecând de la definiția telemuncii din Legea 81/2018, putem spune că trebuie ca salariatul să-și desfășoare atribuțiile, în mod regulat și voluntar, în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, cel puțin o zi pe lună, folosind tehnologia informației și comunicațiilor.

Economica.net: Pentru ce activități se pretează telemunca?

Telemunca se pretează pentru un număr foarte larg de activități precum consultanța în diverse domenii, creare soft și activități conexe, HR, payroll.

Economica.net: Concret, cum sunt evidențiate orele lucrate în regim de telemuncă și cum sunt verificați telesalariații de către angajatori?

Codul Muncii nu precizează o anume modalitate în acest sens, rămânând să fie stabilit, în scris, între angajator și salariat, însă evidențierea trebuie să se facă în scris, aceasta fiind o cerință legală. Așadar, se poate stabili, spre exemplu, că este necesar ca salariatul să completeze timpul de lucru într-un tabel (chiar și creat special pentru salariații care lucrează în afara sediilor angajatorului) sau în sistemul de evidență a timpului de lucru pe care angajatorul îl utilizează pentru ceilalți salariați, în măsura în care un astfel de sistem este utilizat și pentru salariații care desfășoară activitate în cadrul sediilor angajatorului.

Economica.net: Care sunt dezavantajele telemuncii pentru salariați?

Când telemunca intervine pentru un termen lung, ne putem gândi la:

• reducerea nivelului de comunicare între membrii echipei;
• creșterea costurilor legate de instalarea unor echipamente necesare desfășurării activității la domiciliul salariaților (sau alt loc ales de salariat n. red);
• limitarea accesului telesalariaților la documente păstrate la sediul angajatorilor;
• preocuparea telesalariaților legată de crearea unui sentiment de izolare, riscul de a nu avansa în carieră, dificultăți de integrare în echipă etc.;
• lipsa contactului direct între salariați și clienți;
• prestarea de ore suplimentare de către telesalariați, în scopul de a compensa lipsa de vizibilitate;
• reducerea gradului de control asupra telesalariaților.
• un alt potențial dezavantaj ar putea fi reprezentat de dificultățile în a asigura protecția datelor ce au un caracter confidențial.

Economica.net: Care sunt – în practică – cele mai mari dificultăți întampinate de salariații care lucrează în regim de telemuncă?

Când telemunca intervine pentru un termen lung, poate apărea dificultatea de a separa, la un anumit moment, viața profesională de cea personală, pentru că munca se desfășoara, practic, în același loc – tot la domiciliu. De asemenea, uneori poate interveni dificultatea de a relaționa cu colegii în același mod în care se întâmplă la birou, și, în cele din urmă, poate apărea sentimentul de izolare.

Economica.net: Care sunt – în practică – cele mai mari dificultăți întâmpinate de angajatorii care încheie contracte/acte adiționale pentru telemuncă?

Dificultăți pentru angajatori apar tot în contextul în care telemunca intervine pe termen lung. Printre acestea menționăm dificultatea practică de a se asigura că salariații nu prestează ore suplimentare care nu sunt, în fapt, necesare ori justificate, precum și dificultăți în a menține coeziunea echipei.

Economica.net: Care sunt cele mai mari probleme ale legislației care reglementează telemunca?

Din perspectivă legală, ar trebui delimitat, cu claritate, domeniul de aplicare a telemuncii față de munca la domiciliu. De exemplu, la acest moment, sunt dificil de diferențiat, la nivel conceptual legal (cu consecințele juridice de rigoare), situațiile în care se aplică munca la domiciliu și cele în care se aplică telemunca, mai ales în cazul în care salariatul desfășoară activitatea de la domiciliu, folosind tehnologia informației și comunicațiilor. În plus, în ce privește telemunca, ar fi utilă clarificarea necesității legale privind prestarea, cu regularitate, cel puțin o zi pe lună a activității (poate chiar înlăturarea acestei cerințe).

Totodată, ar trebui regândită răspunderea angajatorului din perspectiva sănătății și securității în muncă, întrucât flexibilizarea muncii vine, în mod evident, și cu riscuri mai mari din această perspectivă. Este extrem de dificil ca angajatorul să asigure condiții de sănătate și securitate în muncă similare sau identice celor de la sediul angajatorului, atâta vreme cât salariatul poate desfășura activitate dintr-o multitudine de locuri, care nu sunt, în niciun mod, sub controlul angajatorului.

Economica.net: Cum e definită și reglementată muncă la domiciliu și care sunt cele mai importante diferențe între munca la domiciliu și telemuncă?

Potrivit Codului Muncii, sunt considerați salariați cu munca la domiciliu acei salariați care îndeplinesc, la domiciliul lor, atribuțiile specifice funcției pe care o dețin. În cazul telemuncii, activitatea se desfășoară în alt loc decât locul de muncă organizat de angajator, cel puțin o zi pe lună, cu regularitate, utilizând tehnologia informației și comunicațiilor (iar acest loc poate altul decât domiciliul salariatului n- red).

Economica.net: Care sunt cele mai mari probleme generate de legislația care reglementează munca la domiciliu?

Cum menționam și mai sus, ar trebui delimitat, cu claritate, domeniul de aplicare a telemuncii de munca la domiciliu – cu titlu de exemplu, clarificarea situațiilor în care se aplică munca la domiciliu și în care se aplică telemunca, în situația în care salariatul desfășoară activitate de la domiciliu folosind tehnologia informației și comunicațiilor.
Considerăm că aceleași aspecte privind dificultățile angajatorului de a se asigura că sunt respectate prevederile privind sănătatea și securitatea în muncă ar trebui avute în vedere și în privința muncii la domiciliu.

Economica.net: Ce trebuie să ştie telesalariaţii şi cei care muncesc de acasă în privinţa protecţiei datelor cu caracter personal?

„Atât telemunca, cât și munca la domiciliu necesită o atenție suplimentară din perspectiva protecției datelor cu caracter personal, având în vedere modalitatea specifică și atipică de desfășurare a activității salariaților.
În acest context, prezintă interes atât situația în care sunt utilizate echipamentele sau resursele societății, cât și cazurile în care salariaților le este permisă utilizarea propriilor dispozitive pentru desfășurarea activității.
În primul caz, este esențială implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice menite să asigure securitatea datelor și protejarea acestora cu privire la riscuri precum pierderea, modificarea, divulgarea sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal ce pot fi prelucrate în cadrul activității salariaților implicați. Aceste măsuri trebuie să fie personalizate și adaptate pentru fiecare activitate și business în parte, în baza evaluării preliminare a societății”, ne-a spus Silvia Axinescu, Senior Managing Associate la Reff & Asociații, societatea de avocați membră a rețelei Deloitte Legal.

„În cazul utilizării echipamentelor salariaților, este necesară implementarea unei politici de tip Bring Your Own Device, aceasta urmând să abordeze aspecte precum rolul și responsabilitățile angajaților, măsurile de securitate aferente sau modalitatea de transmitere a datelor la serverul societății. Diferite soft-uri pot fi utilizate pentru asigurarea unor standarde înalte de securitate, precum sistemele de tip mobile device management (MDM). Evident, utilizarea acestora trebuie să respecte cerințele legale aplicabile în materia protecției datelor, dintre care cele mai importante sunt:

• limitarea categoriilor de date cu caracter personal prelucrate prin intermediul acestui sistem doar la cele necesare atingerii scopurilor și intereselor legitime de asigurare a securității;
• analiza necesității evaluării de impact a protecției datelor;
• efectuarea în mod corespunzător a testului de balanță pentru interesul legitim”, a conchis Silvia Axinescu.