4 motive ale ineficienței lucrului cu hârtia

Având în vedere costurile operaționale și de mediu în diversele birouri din cadrul unor societăți, pur și simplu nu mai este recomandată utilizarea hârtie:

• Fluxul documentelor tipărite este ineficient, lent și majoritatea oamenilor îl văd ca pe un obstacol în toate procesele
• Conform PwC, se estimează că în jur de 7,5% din toate documentele se pierd complet

Nu ar fi cazul să treceți la soluții lipsite de hârtie?

Conceptul de ‘birou lipsit de hârtie’ există deja de cel puțin 35 de ani, de când a fost pentru prima dată imaginat de expertul american de origine britanică în știința informației Frederick Wilfrid. Oricum, după peste trei decenii, în plină eră a informației, am crede că deja ar fi trebuit să ajungem acolo – însă nu este cazul, deloc. Studiile recente efectuate de Epson au arătat că hârtia fizică joacă încă un rol central în activitățile de rutină în orice birou.

Majoritatea lucrătorilor de birou se angajează în procese îndelungate și risipitoare cu hârtii, însă există 4 motive principale ale ineficienței lor cauzate de hârtie:

(1)   Revizie și editare

Aproape 25% din lucrătorii de birou tipăresc documentele PDF pentru a le revizui și opera modificările necesare. În plus, aproape 2/3 dintre ei le convertesc înapoi în format electronic.

(2)   Comparare

Identificarea diferențelor dintre două exemplare ale unui document tipărit important (de exemplu un contract semnat) este, fără îndoială, o activitate îndelungată, obositoare și departe de a fi interesantă. În căutarea diferențelor trebuie citite ambele texte cu mare atenție, rând cu rând, pentru a fi siguri că sunt identice.

(3)   Distribuire

În medie, lucrătorii petrec 3,5 ore pe săptămână cu organizarea documentelor tipărite și 5 ore cu căutarea acestora. Rezultatul este tipăriri inutile, birouri pline de hârtii și documente care se pierd.

(4)   Semnare

Semnarea documentelor este un pas important în procedurile de aprobare. Însă obținerea semnăturilor necesare este o sursă frecventă de frustrare din cauza procedurilor de lucru tipice dintr-un birou. Așadar, în fiecare săptămână se pierd peste 6 ore cu aprobarea și semnarea documentelor.

(5)! Motiv suplimentar – costul hârtiei, desigur.

Calea spre eficiență

Un studiu efectuat în rândul a peste 3600 de angajați din Europa a relevat faptul că 83% dintre aceștia cred că ‘biroul lipsit de hârtie este ceva nerealist’. Însă puteți recâștiga aproape instantaneu 20% din productivitate, înghițită de procedurile care implică documente tipărite. ABBYY FineReader 14 – cel mai bun program OCR și  PDF pentru limba română – vă va pava calea spre biroul lipsit de hârtie și vă va elibera potențialul digital. Acesta face posibilă transformarea documentelor tipărite și a fișierelor PDF în formate editabile (precum Word sau Excel), editarea documentelor PDF și chiar compararea a două versiuni ale aceluiași document. Această soluție vă va ajuta să economisiți anual, în medie, până la 8000 €, prin eficientizarea proceselor care implică documente tipărite.

Obțineți versiunea de probă complet funcțională gratuită a FineReader 14 acum pentru a vă convinge singur de capacitatea sa de a vă rezolva problemele legate de eficiență.