Cinci modalităţi de a evita blocarea emailului

1. Stabileşte-ţi o limită de timp

Potrivit unui studiu al companiei de consultanță în management McKinsey Global Institute, oamenii îşi petrec 28% din timp cu emailul, fie că-l scriu, citesc sau răspund unei solicitări. O mare parte din această activitate este neproductivă, pentru că este, prin definiţie, o activitate reactivă. Ştergerea unor emailuri din inbox oferă un sentiment de uşurare, însă, dacă nu sunteţi angajat la departamentul de relaţii cu clienţii, fişa postului dumneavoastră nu include activitatea de a răspunde la toate emailurile pe care le primiţi. Răspunsul la emailuri este doar o parte din munca ta. De aceea, ar trebui să stabileşti cât timp doreşti să dedici inboxului în fiecare zi şi să nu depăşeşti această limită. Sugestie: 15 minute o dată la două ore este suficient, urmărind doar mailurile noi.

2. Respectă-ţi destinatarul

Dacă nu ai citit „Carta emailului„, un fel de Dicţionar al manierelor elegante pentru mailuri, probabil că enervezi multă lume. Timpul mediu de a răspunde unui email este de peste două ori mai mare decât cel petrecut de cel care l-a conceput. Deci, fiecare oră pe care o petreci concepând un email înseamnă două ore pentru destinatari. „Carta emailului” listează zece sfaturi pentru evitarea unei spirale descendente, iar principiul de bază este acela de a respecta timpul destinatarului.

3. Prioritizează

Majoritatea emailurilor primesc acelaşi spaţiu pe un ecran. Steguleţe, steluţe şi alte modalităţi de prioritizare ajută, însă este destul de greu să fie remarcate prioritar de creier. Acest lucru crează o tendinţă de a oferi fiecărui email aceeaşi atenţie. În realitate, nu toate emailurile sunt egale în importanţă. Unele trebuie citite imediat şi la fel de rapid necesită un răspuns din partea destinatarului. Altele ar trebui arhivate sau șterse. Reţineţi că, în câţiva ani, veţi primi chiar mai multe mailuri decât primiţi acum, iar ziua va avea tot 24 de ore.

4. Nu te abona la „junk”

Este simplu. Când te înscrii la un nou serviciu, debifează opțiunea „update-uri”. Când ți se oferă opțiunea de a primi știri în timp real, zilnic sau săptămânal, alege cea mai puțin frecventă oțiune. Nu te mai abona la newslettere pe care nu le vei citi niciodată. Totuși, ai grijă când te dezabonezi sau marchezi emailuri ca fiind „spam”. Dezabonarea este la fel de demnă de încredere precum integritatea expeditorului. De asemenea, te poți expune personal în fața spammerului, care îți va trimite datele de contact către altcineva.

5. Nu deschide un mail de două ori

Inbox „zero” este o modalitate de administrare a emailurilor de respectat. Principiul-cheie este să nu deschizi același email de două ori. Când îl deschizi, îți oferi doar câteva opțiuni: îl ștergi/arhivezi, îl trimiți mai departe, răspunzi (dacă o poți face în două minute), sau acționezi în conformitate cu mesajul. Acest proces te va ține departe de pierderea vremii cu o viitoare recitire. Deși multă lume sugerează că emailul ar trebui reinventat, acest lucru nu se va întâmpla curând. Orice soluție ar înlocui emailul nu ar trebui să fie mai bună, ci de zece ori mai bună, întrucât oamenii sunt atât de reticenți la lucruri noi, încât se vor gândi de trei ori până să adopte noua variantă, pe care o vor subaprecia tot de trei ori, este de părere Andrew McAfee, cercetător științific în domeniul IT. Dar înlocuirea emailului cu un altă formă de comunicare va continua după același principiu, lipsa de timp. De aceea este esențială eliminarea obiceiurilor rele create de email.

Sursă: mashable.com