Rambursarea TVA și riscul fiscal: coerența datelor, o prioritate pentru companii

Adaugă-ne ca sursă preferată

Modificările aduse procedurii de rambursare a TVA prin Ordinul ANAF nr. 1.123/2026 transmit un semnal important pentru mediul de business: analiza de risc fiscal devine mai amplă, iar coerența informațiilor raportate de companii capătă o importanță tot mai mare.

Dacă până acum atenția departamentelor financiare era concentrată pe corectitudinea declarațiilor, documentarea tranzacțiilor și verificarea partenerilor comerciali, noile reguli evidențiază importanța unei abordări mai integrate. Nu mai este suficient ca fiecare document să fie corect analizat individual. Datele trebuie să se coreleze între ele, inclusiv cu informațiile raportate prin sistemele electronice ale ANAF.

De la verificarea partenerilor la analiza întregului ecosistem de date

Una dintre schimbările relevante ale noii proceduri este că riscul asociat rambursării TVA nu este analizat exclusiv prin raportare la compania care depune solicitarea. Potrivit ordinului, analiza poate fi extinsă și asupra furnizorilor care generează o parte importantă din TVA deductibilă.

În același timp, criteriile introduse vizează diferențele dintre TVA raportată în decontul D300 și informațiile disponibile prin RO e-Factura și RO e-Case de marcat, precum și situațiile în care suma solicitată la rambursare crește semnificativ față de deconturile anterioare sau sunt efectuate regularizări importante.

Această abordare arată că analiza de risc nu se limitează la profilul fiscal al partenerilor comerciali, ci devine relevant și dacă informațiile declarate de companie coincid cu datele disponibile în sistemele fiscale, dacă există diferențe care pot fi explicate și dacă evoluția poziției de TVA este susținută de activitatea economică.

Cu alte cuvinte, relația comercială, documentele justificative și datele raportate trebuie privite împreună.

Diferențele dintre sisteme, la fel de importante ca documentele justificative

În practică, diferențele dintre declarații și sistemele electronice nu indică automat o eroare fiscală. Ele pot apărea din motive legitime, dar devin o vulnerabilitate dacă nu sunt identificate la timp, nu sunt reconciliate sau nu pot fi documentate rapid.

În astfel de situații, simpla existență a documentelor justificative nu este suficientă. Compania trebuie să poată demonstra, în mod coerent și verificabil, întregul parcurs al unei tranzacții economice, de la documentarea acesteia și înregistrarea contabilă până la reflectarea în raportările fiscale, asigurând totodată reconcilierea și justificarea eventualelor diferențe între sistemele relevante.

Nu doar valoarea rambursării contează, ci și explicația din spatele ei

Noile criterii acordă atenție și creșterii semnificative a sumelor solicitate la rambursare, precum și regularizărilor care au un impact semnificativ asupra acestora.

O rambursare mai mare decât în perioadele anterioare poate fi perfect justificată economic. Poate reflecta investiții în echipamente, extinderea capacității de producție, achiziții importante, sezonalitate sau dezvoltarea unor activități cu drept de deducere a TVA.

Din perspectiva managementului fiscal, este însă important ca explicația economică să fie susținută de date și documente. În cazul unei rambursări semnificative, compania ar trebui să poată prezenta o reconciliere clară a soldului solicitat, să identifice principalele tranzacții care au contribuit la formarea acestuia și să explice eventualele variații față de perioadele anterioare.

Aceeași abordare este utilă în cazul corecțiilor repetate ale erorilor materiale. Chiar dacă o corecție poate fi justificată, frecvența acestora poate indica necesitatea unei revizuiri a proceselor interne, a controalelor contabile sau a modului în care sunt gestionate datele fiscale.

Ce ar trebui să facă departamentele financiare?

În acest context, reconcilierea fiscală ar trebui să depășească verificarea punctuală a declarațiilor înainte de depunere și să devină un proces structurat, cu responsabilități clare și documentarea diferențelor identificate.

Înainte de a solicita rambursarea TVA, companiile ar trebui să reconcilieze decontul D300 cu evidențele contabile și jurnalele de TVA, să compare datele relevante din aceste documente cu cele din RO e-Factura și RO e-Case de marcat, să documenteze regularizările și variațiile semnificative ale sumelor solicitate la rambursare, să evalueze furnizorii relevanți și să implementeze o soluție care să permită urmărirea tranzacției de la documentul justificativ până la raportarea fiscală.

Aceste măsuri nu elimină riscul unei inspecții fiscale și nici nu garantează rambursarea într-un anumit termen. Ele pot însă contribui la identificarea timpurie a neconcordanțelor și la pregătirea unei poziții fiscale documentate.

Rambursarea TVA devine și o temă de cash-flow

Pentru companiile care solicită rambursări semnificative sau recurente, implicațiile nu sunt exclusiv fiscale. Verificările suplimentare pot influența momentul în care recuperează efectiv banii cuveniți. Astfel, sumele solicitate la rambursare ar putea fi integrate în proiecțiile de cash-flow, aspect deosebit de relevant pentru companiile aflate în perioade de investiții, pentru cele cu marje de profit reduse sau pentru entitățile a căror lichiditate depinde într-o măsură importantă de recuperarea TVA.

În același timp, responsabilitatea pentru pregătirea unei rambursări nu ar trebui să revină exclusiv echipei de contabilitate. Este necesară colaborarea dintre departamentele financiar, fiscal, achiziții și, după caz, IT, astfel încât diferențele dintre sisteme să fie identificate și remediate înainte de depunerea declarațiilor.

O schimbare de perspectivă pentru conformarea fiscală

Noile reguli de rambursare a TVA nu înseamnă că orice diferență de raportare reprezintă o abatere sau că orice companie care solicită o rambursare importantă va fi supusă automat unei inspecții fiscale. Identificarea unui criteriu de risc trebuie analizată în cadrul mecanismului procedural prevăzut de legislație.

Totuși, direcția este relevantă pentru mediul de business: conformarea fiscală nu mai poate fi privită doar ca o succesiune de declarații depuse la termen și documente arhivate corespunzător. Companiile trebuie să fie pregătite să explice coerența datelor raportate și să susțină, într-o manieră documentată, atât tranzacțiile efectuate, cât și evoluția poziției lor fiscale.

În contextul digitalizării accelerate, reconcilierea periodică a datelor devine un element esențial al controlului fiscal intern. Pentru companii, provocarea nu se limitează la raportarea corectă a informațiilor, ci presupune asigurarea coerenței și consecvenței acestora între sistemele operaționale, contabile și fiscale, astfel încât datele raportate să ofere o imagine unitară și verificabilă a activității economice.

Material de opinie de Victoria Dobre, Senior Manager, și Mihnea Păsărin, Senior Consultant, Impozitare Indirectă, Deloitte România