Semnătura electronică a contractului de muncă: noutăţile aduse de Legea 208, publicată în Monitorul Oficial

În Monitorul Oficial nr 720, partea I din 22 iulie s-a publicat Legea 208 din 2021 pentru aprobarea OUG nr. 36/2021 privind utilizarea semnăturii electronice în domeniul relațiilor de muncă.

Parlamentul a adoptat Legea 208 pentru aprobarea OUG 36, cu următoarele modificări şi completări:

Angajatorul nu poate obliga persoana pe care vrea să o angajeze ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă, se arată în Legea 208/2021.

• Spre comparaţie, OUG 36 a stabilit iniţial că “Angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, la încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului individual de muncă, după caz.”

Prin urmare, Legea 208 modifică şi completează alineatul antemenţionat, cu precizările că angajatorul nu poate obliga oamenii pe care-i angajează şi salariaţii să folosească semnatura electronică avansată sau calificată la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea CIM.

La încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea CIM, părțile trebuie să utilizeze același tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică, spunea Legea nr. 208/2021, consultată de Economica.net.

• Spre comparaţie, OUG 36 a prevăzut iniţial că “La încheierea CIM /actului adițional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului individual de muncă, după caz, părțile trebuie să utilizeze același tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică avansată sau calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat.”

Prin urmare, părțile trebuie să utilizeze același tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică, la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea CIM, se arată în forma actualizată a alineatului 1⁷ al articolului 16 (din articolul I, punctul 1) din Legea nr. 208/2021 consultată de Economica.net

Părţile (angajatul şi angajatorul) pot opta să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă, mai prevede Legea 208 din 2021, consultată de Economica.net.

• Spre comparaţie, OUG 36 spunea la acest alineat că „Părțile pot opta să utilizeze la încheierea contractului individual de muncă/actului adițional la contract, după caz, semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului„.

Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea CIM, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea CIM, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit Legii 208 din 2021, consultată de Economica.net.

• Spre comparaţie, OUG 36 spunea la acest alineat că „Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea CIM, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea CIM, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil”.

Contractele individuale de muncă și actele adiționale încheiate prin utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, precum şi înscrisurile/documentele din domeniul relațiilor de muncă se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, și ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, și vor fi puse la dispoziția organelor de control competente, la solicitarea acestora, se mai arată în Legea 208 din 2021.

• Spre comparaţie, OUG 36 a prevăzut la acest alineat că CIM și actele adiționale încheiate prin utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoțite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, precum și înscrisurile/documentele din domeniul relațiilor de muncă se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, și ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, și vor fi puse la dispoziția organelor de control competente, la solicitarea acestora.

Legea 208 abrogă următoarele prevederi din OUG 36:

Articolul I, punctul 1, articolul 16 alineatele 1⁴ şi 1⁵ 

• (1⁴) Forma scrisă a înscrisurilor cerute de prezenta lege se consideră îndeplinită și dacă înscrisul este întocmit în formă electronică și este semnat cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, în condițiile legii.
• (1⁵) În raporturile angajatorului cu instituțiile publice, la întocmirea înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă, angajatorul poate utiliza semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat.

Ce mai prevede Legea 208:

Organele de control competente au obligația să accepte, pentru verificare și control, contractele individuale de muncă și actele adiționale, precum și înscrisurile/documentele din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă încheiate în format electronic, cu semnătura electronică, potrivit legii, fără a le solicita și în format letric. La solicitarea acestora, documentele încheiate cu semnătura electronică pot fi transmise în format electronic și anterior efectuării controlului, potrivit Legii 208, consultate de Economica.net.

Angajatorul poate suporta, pentru el și pentru angajații săi, cheltuielile pentru achiziționarea semnăturilor electronice avansate sau semnăturilor electronice calificate utilizate pentru semnarea înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă.

Cheltuielile efectuate de angajator pentru achiziționarea semnăturilor electronice avansate sau semnăturilor electronice calificate reprezintă cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal, conchide Legea 208 din 2021.