Principalele 6 aspecte privind gestionarea documentelor pe care ar trebui să le cunoască toţi angajaţii de birou

Adaugă-ne ca sursă preferată

1)      Angajații de birou își petrec jumătate din timp cu crearea și pregătirea documentelor.

Din acest motiv este foarte important să existe un proces eficient de gestionare a documentelor. O mulțime de documente – tipărite, scanate, fișiere PDF – trebuie organizate astfel încât să permită căutarea facilă a textelor și refolosirea lor.

2)      Peste 54% din angajații organizațiilor mari nu au la dispoziție un editor PDF.

Acest lucru înseamnă că de fiecare dată când trebuie să editeze sau să transforme documente PDF, își pierd timpul căutând soluții pe Internet sau apelând la tot felul de improvizații. Poate că de aceea…

3)      … 46% din angajații de birou întâmpină greutăți atunci când trebuie să editeze documente PDF.

PDF este un format de document foarte răspândit, așa că vă puteți imagina cât timp se pierde cu această activitate de rutină – una care este foarte simplă, dacă avem la îndemână o unealtă de calitate.

4)      77% din angajații de birou retastează textele documentelor tipărite de mai multe ori în aceeași lună.

Aceasta este, fără îndoială, cea mai contraproductivă și demotivantă activitate.

5)      4 din 10 angajații de birou trebuie să compare textele a două versiuni ale aceluiași document.

Modificările față de versiunea originală a contractelor, certificatelor, rapoartelor etc. trebuie, în mod normal, urmărite și verificate.  Însă compararea rând cu rând este extrem de obositoare, îndelungată și susceptibilă la greșeli.

6)      Timpul irosit cu problemele legate de documente costă organizațiile cel puțin 100.000 RON anual.

Aceasta este o dată statistică înfricoșătoare pentru numeroși manageri și experți în achizițiile IT. O soluție dovedită prin care se încearcă reducerea costurilor pe termen scurt nu vă va ajuta pe termen lung.

Aceste date statistice arată de ce aplicațiile de creștere a productivității în prelucrarea documentelor precum ABBYY FineReader 14 vă pot ușura viața de zi cu zi. Aceasta este o soluție completă destinată rezolvării unei multitudini de sarcini care implică documente.

•    Editor PDF: pentru editare texte și imagini, combinare și fracționare pagini, adăugare comentarii sau creare fișiere PDF din mai multe fișiere – și multe altele

•    Editarea facilă a documentelor scanate și imaginilor, sau transformarea lor în Word, Excel, PowerPoint, PDF cu posibilitate de căutare sau alte formate.

•    Comparare documente: programul evidențiază diferențele relevante dintre textul a două versiuni ale aceluiași document, chiar dacă au formate diferite (de ex. PDF și copie scanată).

Descărcați versiunea de probă gratuită a FineReader 14 pentru a începe încă de pe acum să vă eficientizați activitățile de birou.